Effective Communication — Email Do's and Don'ts
Professional email 的十项策略
- 写具体、有信息量的 subject line。
- 保持 message focused；复杂内容编号，无关事项拆成不同邮件。
- 谨慎使用 attachments；重要结论可直接放在正文，并考虑带宽、病毒、设备与软件兼容。
- 清楚说明自己的身份、背景与联系情境。
- Be kind；生气时先保存 draft，不要 flame。
- Proofread，尤其当你要求别人投入时间或行动。
- 不假设 email 是私密的；不要发送无法公开承担的内容。
- 区分 formal 与 informal situation，并匹配读者预期。
- Promptly respond；即使暂时无法处理，也可以确认收到并给出下一步。
- 展现 respect and restraint；避免过度 CC、reply-all、冗长和催促。
可执行结构
Subject = topic + requested action/date
Opening = context + purpose
Body = only necessary information
Close = owner + action + deadline／response needed
IE Project 示例
不要写 “Quick question”。可改为：
Subject: IE prototype test — please confirm two participants by 3 pm Friday
正文先交代测试目的，再列两项需要对方确认的动作和替代方案。
发送前检查
- 收件人无需追问就知道背景、请求和 deadline
- tone 与关系／组织情境匹配
- 无敏感、情绪化或不必要的 reply-all 内容
- link、attachment、名字和日期已核对